Kreativ-chaotisches Zeitmanagement für Designer

Beitrag von Cordula Nussbaum

Schön oder schnell? Kreativer Höhenflug oder pragmatisches Vollkornbrot? Gelassenes Brainen oder fertig auf den letzten Drücker? Als Designer zerrinnt einem nicht selten die Zeit wie Sand zwischen den Fingern. Und schon wieder sitzen Sie mitten in der Nacht an einem Auftrag, dessen Honorar gerade mal in Richtung „Nicht-der-Rede-wert-Stundensatz“ abdriftet oder dessen Deadline Sie gerade mal wieder mit Ach und Krach halten. Solange Ihnen Miete, Mahlzeiten und Motivation sicher sind – bleiben Sie dabei. Wenn Ihnen aber die Nachtschichten und Last-Minute-Einsätze langsam zuwider werden, dann probieren Sie mal aus, wie Ihnen kreative-chaotisches Zeitmanagement helfen kann. Warum ein „kreativ-chaotisches“ Zeitmanagement? Ganz einfach: viele Menschen beißen sich schlicht und ergreifend am klassischen Zeitmanagement die Zähne aus. Und zwar die Menschen, die als Out-of-the-Box-Denker, Andere-Wege-Geher und Querdenker eine andere Auffassung von Arbeit, Lebensstil und Organisation haben.

Sie brauchen einfach andere Ideen, um sich und ihren Alltag zu organisieren. Und wie finden Sie heraus, wie Sie ticken und was das für Ihr Zeitmanagement bedeutet? Sie spüren einen großen Widerwillen in sich, wenn Sie das Wort „Planung“ hören? Dann kann es sein, dass Sie eher zu den „Kreativen Chaoten“ gehören – den flexiblen, ideenreichen, visionären Menschen, die einfach andere Hilfsmittel brauchen, um sich und Ihre Aufgaben erfolgreich und mit Spaß dauerhaft zu organisieren. Unter www.Kreative-Chaoten.com finden Sie die kostenlose Denkstil-Analyse „Chaot oder Systematiker“ die Ihnen zeigt, wie Sie „ticken“ und wertvolle Tipps für jede Denke liefert.

Konzepte machen

Wer Konzepte macht über die Dinge, die in den nächsten Tagen, Wochen oder Monaten auf ihn zukommen, der befreit sich ein Stück weit von der Fremdbestimmung anderer. Wichtig dabei: lösen Sie sich vom Anspruch alles akribisch zu planen. Denn der Alltag eines Designers ist einfach nicht planbar. Da können Sie noch so viele Listen und Pläne erstellen – die Aktualität bestimmt sehr häufig, was in den Kalender kommt. Und Sie werden sicherlich nie zu einer spontanen Auftragsmöglichkeit „Nein“ sagen, nur weil Sie an diesem Abend „eigentlich“ ihre Buchhaltung oder Reisekostenabrechnung machen wollten.

„Planen“ hilft Designern also nicht – aber ein Konzept als Arbeitsentwurf und grobe Skizze, mit der Erlaubnis jederzeit etwas zu ändern, kann viel Ruhe bringen. Und: brechen Sie vor allem auch dann Ihre „großen“ beruflichen Ziele auf die „kleinen“ Alltäglichkeiten in Ihrem Alltag herunter. Was wollen Sie in fünf Jahren machen? Welche Kunden mit welchem Anspruch bediene? Denken Sie dabei in Etappen: Stecken sie sich Tages- und Wochenziele, aber auch längerfristige Monats- bzw. Jahresziele. So verschiebt sich auch automatisch Ihre Prioritätensetzung, weil manche Projekte an Dringlichkeit verlieren, andere dafür in den Vordergrund rücken. Nehmen Sie sich mindestens einmal im Jahr ein paar Tage am Stück frei, schaffen Sie sich Zeit für Aufstiegs-Träume, für „Dreamdays“ und für die weitere Strategie-Planung Ihrer Firma. Grosse Konzerne sind hier ein gutes Vorbild: diese schicken ihre Führungskräfte regelmäßig auf Strategie-Klausur-Tage.

So konzeptionieren Sie richtig

Es genügt, wenn Sie rund fünf bis zehn Minuten pro Tag die Aktivitäten und Termine der kommenden Tage aufschreiben und ein wenig „Ordnung“ in den jeweiligen Tages- und Wochenablauf bringen. Das kann Ihnen bis zu zwei Stunden freie Zeit bescheren, in der Sie sich dann auf die Ihnen wichtigen Aufgaben konzentrieren können.

Nehmen Sie sich einmal im Monat Zeit, die kommenden Monate und Jahre zu überdenken: was wollen Sie erleben, welche Seminare besuchen, welche Menschen treffen, welche Vorbilder live erleben? Nehmen Sie sich gegen Ende der Woche (Donnerstag oder Freitag) die neue Woche vor und lassen Sie Ihre Termine und Aufgaben Revue passieren. Konzeptionieren Sie am besten ca. 30 bis 60 Minuten vor Ihrem Feierabend oder dem Zubettgehen den kommenden Tag im Groben. Notieren Sie Ihre Aufgaben und Termine sowohl aus Ihrer privaten Welt als auch aus Ihrer Designer-Welt und vergeben Sie dabei pro Aufgabe nur 50 Prozent der dafür vermutlich nötigen Zeit. Die restlichen 50 Prozent brauchen Sie für Puffer: Stau, Verspätungen eines Geschäftspartners, Kopfweh, Krankheit. Das gibt Ihnen den Spielraum bereits zu diesem Zeitpunkt – und damit rechtzeitig – einen zu engen Zeitplan zu entzerren.

Auszeiten einplanen

Planen Sie unbedingt Auszeiten mit ein. Die Hoffnung, „irgendwann wenn es ruhiger wird fahre ich mit meiner Familie weg“ oder „dann eigne ich mir endlich die neuen Software-Tools an und perfektioniere meinen eigenen Marketing-Auftritt erfüllt sich nie. Im Leben der meisten Designer bedeutet das Wort „Privatleben“ oft die Zeit, die nach dem Job noch übrig bleibt und das übliche Verhaltensmuster eines Kreativen ist, bei überraschenden Geschäftsterminen immer als erstes den abendlichen Sauna-Besuch, das intime Abendessen mit der Frau, die Ballettaufführung der Tochter oder den Kurzurlaub mit der Familie sausen zu lassen. Schließlich ist man ja pflichtbewusst.

Doch auf Dauer machen Sie sich so zum Sklaven Ihrer Termine. Planen Sie deshalb freie Zeiten schriftlich ein, und verteidigen Sie diese. Treffen Sie sich nicht zähneknirschend am Sonntag nachmittag – während die Tochter ihre erste Ballett-Aufführung hat – mit einem potentiellen Auftraggeber. Als pro-aktiver Berufstätiger schlagen Sie bei so einer Anfrage Alternativen vor. Damit zeigen Sie ein gesundes Selbstbewusstsein.
Achten Sie darauf, dass Sie in Ihrer Freizeit auch den „Kopf abschalten“, also wirklich voll bei Ihrer Freizeit sind – und nicht nur körperlich anwesend. Denn Erholung ist in erster Linie Kopfsache.

Knappe Zeitfenster

Nehmen Sie sich das „Parkinson-Prinzip“ zu Herzen: Eine Aufgabe braucht immer die Zeit, die wir ihr einräumen. Das haben Sie sicherlich in Ihrer täglichen Arbeit bereits beobachten können. Sie haben nur 30 Minuten Zeit, um ein Flyer zu überarbeiten? Dann werden Sie es in 30 Minuten auch schaffen. Sie haben zwei Stunden dafür Zeit? Dann werden Sie die zwei Stunden auch locker damit füllen können. Berufstätige, die sorgfältig mir ihrer Ressource „Zeit“ haushalten, legen sich deshalb für bestimmte (Routine)-Tätigkeiten ein knappes Zeitbudget fest. Bereiten Sie sich kleine Häppchen – und verspeisen Sie diese mit Genuss.
Viel Spaß!

Mehr konkrete Tipps zu einem kreativ-chaotischen Zeitmanagement finden Sie in meinem Buch „Organisieren Sie noch oder leben Sie schon? Zeitmanagement für kreative Chaoten“, im persönlichen Coaching oder in einem meiner Seminare. Ich freue mich, wenn wir uns dort persönlich kennenlernen. Nächster Termin: 1. und 2. März 2012 oder 26. und 27. November 2012, Raum München. Alle Infos unter kreative-chaoten.com.

Die Autorin

Cordula Nussbaum ist Expertin für kreativ-chaotisches Selbstmanagement. Als Speakerin, Trainerin und Coach unterstützt sie vor allem Kreative Chaoten darin, ihr Zeitmanagement zu verbessern sowie in Marketing- und Karrierefragen klare Strategien zu entwickeln.

Ihr Buch „Organisieren Sie noch oder leben Sie schon? Zeitmanagement für kreative Chaoten“ wurde von Stiftung Warentest zum Testsieger unter den aktuellen Zeitmanagement-Büchern gekürt. Ihr neues Buch „Bunte Vögel fliegen höher – Die Karrieregeheimnisse der Kreativen Chaoten“ eroberte sofort die Bestseller-Listen. Auf ihrer Website www.Kreative-Chaoten.com bietet sie zahlreiche Selbstchecks und Checklisten für einen gelungenen Karrierestart.